Comment gérer au mieux les réunions multiculturelles et multilingues
Comment gérer au mieux les réunions multiculturelles et multilingues
La partie précédente a permis de mettre en avant de nombreuses sources d’incompréhension potentielle avec pour cause la différence de langue et/ou de culture. Cela semble peut-être insurmontable pour certains et il est vrai que le travail à fournir pour passer outre ces difficultés est important, en plus de résultats incertains et souvent long-terme. Mais voici tout de même quelques conseils pour aider à limiter les problèmes de communication entre participants aux langues et cultures différentes.
fficace il faut prendre conscience de ses capacités dans la langue employée ainsi que de tous les aspects habituellement inconscients lorsque l’on communique (attentes, comportements, règles, valeurs…) car c’est seulement de cette manière que l’on peut identifier les différences entre soi et les autres (en amont ou durant la réunion) et donc les sources possibles d’incompréhension ainsi que des solutions potentielles.
Il ne suffit donc pas de savoir à qui l’on a affaire : il faut aussi se connaitre soi-même.
Posez-vous par exemple les questions suivantes et cherchez les réponses :
Obtenir ces informations le plus tôt possible va permettre de clarifier et de se mettre d’accord sur de nombreux points en amont (en interne et en externe), voire de réorganiser certaines choses (personnes présentes, durée, lieu…) et ainsi de limiter les problèmes une fois la réunion entamée.
Mais attention : il ne s’agit pas d’imposer sa manière de faire aux autres ou d’être esclave de la leur ! Il s’agit de regarder leur manière de faire et la nôtre puis de trouver un compromis qui tienne compte des contraintes externes. Par exemple si l’on ne reste que quelques jours en Chine peut-on vraiment se permettre d’employer 75% des rencontres à la création d’une relation ? Ou au contraire : est-il bien sage de ne rester que si peu de temps en Chine s’il faut d’abord prendre le temps de créer des relations ?
Même en étant bien préparé il faut rester attentif aux évolutions en temps réel de la rencontre pour garantir qu’aucun malentendu ne se développe. Par exemple :
Pour obtenir toutes les informations nécessaires à la bonne gestion d’une réunion multiculturelle et multilingue il existe des formations : j’ai moi-même fourni des cours de français et des formations sur la culture française par exemple.
Toutefois le mieux reste de faire appel à un consultant qui connait la communication interculturelle et surtout les langues & cultures en présence. En effet, cette personne pourra contribuer à la préparation de la réunion en amont (en posant les bonnes questions, en fournissant les réponses nécessaires, en identifiant les domaines d’incompréhension potentielle, etc.), mais aussi et surtout y assister en tant que « modérateur », pour permettre aux participants de se concentrer sur ce qu’ils ont à dire tout en s’assurant que le message passe (c’est-à-dire remplir le rôle décrit ci-dessus).
Mieux encore : ses connaissances lui permettront entre autre d’agir comme interprète pour corriger ou reformuler certaines phrases mal comprises car fausses, ou encore de « lire la salle »/d’interpréter correctement la communication non-verbale et donc d’aider à orienter la discussion dans le bon sens (en conseillant d’élaborer sur un point car les gens ne sont pas convaincus, en encourageant à manifester son désaccord ou ses questions, etc.), là où un participant non-spécialiste devra se contenter d’essayer de clarifier au mieux ses dires, en plus de devoir se concentrer sur le contenu de la réunion.